Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Futura 3D B.V.

Maatschappelijke zetel

Avenue Edmond Mesens 88
1040 Etterbeek, Brussel
België

Bedrijfslocatie

Rue Berlaimont 17
6220 Fleurus
België

Btw- / ondernemingsnummer

BE 1008.012.023

Contact voor privacyvragen

info@futura3d.be

Telefoon

+32 486 36 10 98

Website

www.futura3d.be

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u via websiteformulieren, e-mail, telefoon en zakelijke correspondentie. Een klant of leverancier kan ons ook de zakelijke contactgegevens bezorgen van een collega die bij een project betrokken is.

• Contact- en bedrijfsgegevens: naam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en land, voor zover verstrekt.
• Offerte- en projectinformatie: gevraagde technologie, toepassing en diensten, materialen en kleuren, afmetingen, aantallen, levertermijnen, projectbeschrijving, berichten en de toestemmingsaanduiding in het formulier.
• Bestanden die u vrijwillig uploadt: CAD- of 3D-modellen en hun inhoud, bestandsnaam, grootte en type, uploadidentificatoren, tijdstippen en downloadlinks. Bestanden en ingesloten metadata kunnen persoonsgegevens bevatten, zoals de naam van een auteur of een scan van een herkenbaar persoon.
• Technische gegevens bij toegang tot de website of diensten, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, opgevraagde pagina’s of bronnen, tijdstippen, foutmeldingen en beveiligingslogboeken. De website slaat ook uw taalvoorkeur op in uw browser.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij gebruiken persoonsgegevens voor zover nodig voor de onderstaande doeleinden. De toepasselijke rechtsgrond hangt af van uw aanvraag en onze relatie met u.

• Een project beoordelen, bestanden bekijken, een offerte opstellen en overeengekomen diensten leveren: maatregelen op uw verzoek vóór een overeenkomst of uitvoering van een overeenkomst met u (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Handelt u namens een bedrijf, dan geldt ons gerechtvaardigd belang om de aanvraag en zakelijke relatie met dat bedrijf te beheren (artikel 6, lid 1, onder f).
• Communicatie met klanten en leveranciers, opvolging, projectcoördinatie en geschillenbehandeling: onze gerechtvaardigde belangen bij de bedrijfsvoering en bescherming van onze rechten (artikel 6, lid 1, onder f), of uitvoering van een overeenkomst wanneer u zelf contractspartij bent.
• Boekhouding, fiscale verplichtingen en beantwoording van wettelijk bindende verzoeken: naleving van toepasselijke wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c).
• Werking en beveiliging van de website, misbruikpreventie en onderzoek naar storingen: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige dienstverlening (artikel 6, lid 1, onder f).
• Wanneer een afzonderlijk, optioneel gebruik op toestemming berust, onder meer voor niet-essentiële technologieën wanneer vereist: uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a). Een offerteaanvraag meldt u niet aan voor niet-gerelateerde marketing.

4. Offerteaanvragen en geüploade bestanden

Verplichte velden zijn nodig om een online aanvraag te behandelen. Zonder noodzakelijke contact- of projectgegevens kunnen wij de aanvraag mogelijk niet beoordelen of beantwoorden. Andere gegevens en bestandsuploads zijn optioneel; voor een offerte kunnen aanvullende technische gegevens nodig zijn.

Een upload wordt verwerkt via de uploadvoorziening van de website. De offerteaanvraag bevat de bestandsnaam en een downloadlink om het bestand te kunnen beoordelen. Iedereen die een geldige downloadlink ontvangt, kan mogelijk toegang krijgen tot het bestand. Deel de link uitsluitend met bevoegde ontvangers.

Stuur alleen bestanden en persoonsgegevens die nodig zijn voor uw aanvraag en die u mag delen. Vermijd gevoelige persoonsgegevens of scans van herkenbare personen, tenzij deze noodzakelijk zijn en wij afspraken over de verwerking hebben gemaakt. Technische projectinformatie valt onder dit beleid voor zover het persoonsgegevens betreft.

5. Wie ontvangt de gegevens?

Bevoegde medewerkers van Futura3D en dienstverleners voor hosting, bestandsopslag, formulierverwerking, e-mail, IT-ondersteuning en administratie kunnen gegevens raadplegen voor zover hun taken dat vereisen. Professionele adviseurs, projectleveranciers of bevoegde overheden kunnen relevante informatie ontvangen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, een wettelijke verplichting of de bescherming van rechten.

De openbare website wordt gehost bij Easyhost. Het huidige offerteformulier stuurt de ingevulde gegevens en, indien van toepassing, de bestandsnaam en downloadlink naar de formulierdienst van Readdy voor de bezorging van de aanvraag. Dit betekent niet dat Readdy het geüploade CAD-bestand zelf host.

De website laadt ook lettertypen van Google Fonts, pictogramstijlen van cdnjs (Cloudflare) en bepaalde afbeeldingen van public.readdy.ai. Bij deze externe verzoeken ontvangt de betreffende dienst verbindingsgegevens, waaronder uw IP-adres en browserinformatie. Dit staat los van advertentie- of bezoekersanalysetools.

Wanneer dienstverleners persoonsgegevens namens ons verwerken, moet hun toegang beperkt blijven tot de overeengekomen dienstverlening en onder passende gegevensbeschermingsverplichtingen vallen. Via de bovenstaande contactgegevens kunt u meer informatie over ontvangers opvragen.

6. Internationale verwerking

Externe formulier- en contentdiensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Een Belgisch websiteadres betekent niet dat elke externe dienst gegevens uitsluitend in België verwerkt.

Bij een doorgifte buiten de EER vereist de AVG een toepasselijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en waar nodig aanvullende maatregelen. Via info@futura3d.be kunt u informatie vragen over de bestemmingen en waarborgen die op uw gegevens van toepassing zijn, of een kopie van die waarborgen opvragen.

7. Bewaartermijnen

De uploadvoorziening voor offerteaanvragen is ingericht om bestanden 90 dagen te bewaren en de downloadlinks daarna te laten vervallen. Deze termijn geldt voor de uploadvoorziening en verwijdert niet automatisch de bijbehorende aanvraag of kopieën die rechtmatig in een lopend projectdossier worden bewaard.

Wij bewaren aanvragen, correspondentie en projectdossiers niet langer dan nodig voor beoordeling en opvolging, uitvoering van diensten, wettelijke verplichtingen en de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Daarbij houden wij rekening met de status van de aanvraag of overeenkomst, de aard van de documenten, wettelijke bewaarplichten en verjaringstermijnen. Technische logboeken worden slechts bewaard zolang nodig voor de werking, probleemoplossing en beveiliging. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website gebruikt lokale browseropslag om de gekozen taal te onthouden. Cookies of vergelijkbare technologieën kunnen ook worden gebruikt wanneer zij nodig zijn voor de werking of beveiliging van een dienst. U kunt browseropslag beheren via uw browserinstellingen; verwijdering kan voorkeuren terugzetten.

Niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën, waaronder analyse- of advertentietechnologieën indien deze worden ingevoerd, zijn onderworpen aan uw keuze en voorafgaande toestemming wanneer de wet dat vereist. Een bezoek of offerteaanvraag geldt niet als toestemming daarvoor. Informatie over het gebruik en de beschikbare keuzes moet worden gegeven wanneer die technologieën worden aangeboden.

9. Beveiliging en geautomatiseerde besluiten

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en risico’s, waaronder HTTPS voor websitecommunicatie en gecontroleerde toegang tot projectinformatie. Houd downloadlinks vertrouwelijk. Geen enkel systeem voor overdracht of opslag kan absolute veiligheid garanderen.

De offerteprocedure op de website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

10. Uw rechten

Onder de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG kunt u onderstaande rechten uitoefenen via info@futura3d.be of per brief aan onze maatschappelijke zetel:

• Uw persoonsgegevens inzien en een kopie ontvangen; onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Verwijdering of beperking van de verwerking vragen wanneer aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.
• De door u verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en, waar technisch mogelijk, laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer de verwerking geautomatiseerd is en berust op toestemming of een overeenkomst.
• Om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen. Wij stoppen die verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen en rechten, of de gegevens nodig zijn voor rechtsvorderingen. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.
• Uw toestemming op elk moment intrekken als de verwerking daarop berust. Dit laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking en verwerking op een andere geldige rechtsgrond onverlet.

11. Verzoeken en klachten

Wij beantwoorden een verzoek over uw rechten normaal binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, lichten wij dit binnen die eerste maand toe. Wij kunnen evenredige informatie vragen om uw identiteit te controleren. Verzoeken zijn normaal kosteloos.

U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België; contact@apd-gba.be; +32 (0)2 274 48 00. U kunt ook terecht bij de toezichthouder in het EER-land waar u gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond.

Gegevensbeschermingsautoriteit — klacht indienen

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen bij veranderingen in onze gegevensverwerking of wettelijke vereisten. De datum bovenaan geeft de versie aan. Belangrijke wijzigingen worden op passende wijze meegedeeld. Als nieuw gebruik toestemming vereist, vragen wij die voordat dit gebruik begint.